ChatGPT 外掛提升工作效率的實戰案例
大家好,我是 ONDA 產品負責人(PO, Product Owner)愛德華。
為了達成目標,不斷檢視量化指標、處理數字,不只是 PO,包括業務、行銷、事業開發、客服在內,幾乎所有上班族都需要做這件事。通常大家會用 Excel 或 Google 試算表吧。
光看新人訓練書單裡有相當大比例都跟 Excel 相關,就知道「Excel」是辦公室最常用的軟體之一。
微軟的 Excel 確實是 21 世紀最具革命性的生產力工具之一,但我個人更偏好 Google 試算表。雖然功能相對有限,但隨時隨地都能開啟,加上善用外掛與指令碼就能發揮更強大的效果,這點很吸引我。
特別是最近 ChatGPT 引發熱議後,Google 試算表也出現了 ChatGPT 外掛(類似擴充程式)。最強生產力軟體加上 AI 這項新一波創新,等於把兩者的威力疊加起來。
從上圖可以看出,Google Workspace 和試算表已經用各種方式整合 AI。自動寫信、試算表公式校正與自動填入都是代表性功能。不過真正把生成式 AI 用進日常工作,又是更高層次的應用了。
怎麼用 ChatGPT 外掛
試算表裡怎麼用 ChatGPT 外掛,YouTube 跟線上教學平台都有教學,只要會寫 Excel 函數就能輕鬆上手,這裡就不細說了。我想分享的是兩個實務案例 —— 大幅減少日常手工作業的方法。
提示:實際使用需要 OpenAI 的 API 金鑰,不過只要完成綁定付款方式等簡單步驟,就能馬上開始用外掛。
1) 辨識規律,統一格式
做過問卷的人都知道,不是每個填答者都會照你要求的格式填寫。我自己做使用者訪談時也收集過各種資料。
特別是電話號碼、地址這類高度定型化的資料,即使格式很明確,每個人習慣用的寫法還是不一樣,結果常常跟預期不符。比如你要求寫成「010-1234-1234」,對方卻習慣用「01012341234」。過去我們都要手動一筆筆改成統一格式。
現在只要一個外掛就能快速搞定。**「GPT_FILL」**函數只要給幾個範例加上要整理的資料,就會自動辨識規律並處理。
如果想要的格式很明確,用**「GPT_FORMAT」**函數預先設定好樣式,就會照那個樣式處理資料。
恭喜,原來你不是累,是被重複工作榨乾了。
2) 理解文字意見裡的情緒
辨識無法定型化的規律再分類,是 AI 的最大優勢之一。做過飯店或特定商品評論蒐集與分析的人應該懂 —— 評論需要一則則認真讀,但有時真希望能一次就分類完,因為這工作實在太費時。
**ChatGPT 外掛能用一個提示詞就整理分析幾百則評論。**像用函數一樣,只要輸入 GPT 和提示詞,ChatGPT 功能就會被呼叫。
再次恭喜,你省下大把時間了。
用試算表和 ChatGPT 外掛做出飯店推薦訂房服務
「如果再多花點心思用 ChatGPT 外掛,除了取代重複的手動作業,能不能做出更有趣的東西?」
做出飯店推薦與訂房連結服務,就是從這個想法開始的。輸入旅遊地點,就會推薦該地的飯店和景點 —— 用 ChatGPT 外掛實作這個功能。
換句話說,不用寫程式也不用裝其他外掛,使用者只要選擇旅遊地點,就能得到 1) 推薦飯店、2) 飯店介紹、3) 周邊主要景點,以及 4) 訂房連結。怎麼只靠試算表和 ChatGPT 外掛就做出飯店推薦訂房服務?
1) 推薦飯店
用**「GPT_LIST」**函數,輸入城市所在儲存格位址(C3)加上簡單的提示詞,就會在 10 個儲存格填入答案。一次給出住宿清單,很方便。
=GPT_LIST(C3&"에 있는 숙소 호텔이나 리조트 10군데 추천해줘")
2) 飯店介紹
用**「GPT」**這個基本函數。輸入 ChatGPT 推薦的飯店名稱(D6)加上要求介紹的提示詞,該儲存格就會出現回應。
=GPT(D6&"의 한줄 소개와 평점을 알려줘")
3) 主要景點
用**「GPT_TABLE」**函數,會分成「景點名稱」與「說明」兩欄,以表格形式呈現景點與說明。
=GPT_TABLE(C3&"에 유명한 관광지와 간단하게 설명해줘")
4) 提供訂房連結
最後把 ChatGPT 推薦的飯店,跟 ONDA 提供的訂房服務「ONDA Select」串接起來。
首先要在 ONDA 擁有的飯店資料庫裡,找到 ChatGPT 推薦的飯店名稱並配對。因為我們的飯店名稱跟 ChatGPT 回傳的資訊不一定完全相同,需要建立對應關係。
用**「GPT_MAP」**函數,拿推薦飯店清單(D6:D15)跟 ONDA 管理的飯店資料比對,找出最接近的項目。還可以設定信心程度 —— 為了避免配到完全不相關的住宿,我設定信心度要達 0.95 才配對(最高 1)。
=GPT_MAP(D6:D15,'ONDA_HOTEL'!A:A,0.95)
然後從 ONDA 的住宿清單找到配對住宿的 ID,生成 ONDA Select 的連結(URL)。
套用到寫著「預訂」的儲存格,就會連到 ONDA Select(ONDA 訂房 B2C 服務)該飯店的訂房頁面。就像下面這個範例。
麻煩事交給 AI,我們專注在客戶身上
我分享了 ChatGPT 外掛在實務上的活用方法,以及 ONDA 實際做出飯店推薦&訂房服務的案例。
雖然準確度還沒到 100%,仍有不少改進空間,但確實能有效取代特定規律的重複性工作,大幅提升效率。像 ONDA 這樣活用既有資料,還能做出附加服務。
AI 快速成長的現在,未來能交給 AI 的工作會更多。**把耗時「麻煩」的事交給 AI,我們就能專注在客戶、商業模式與產品上。**比如快速分析客戶諮詢內容或飯店評論,把力氣花在客戶經營。
裝個簡單的外掛,讓 AI 替你工作 —— 要不要試試?