2016 年 1 月 2 日，Seoul Dalbit 青年旅館終於開幕。從申請觀光旅宿業許可的繁瑣行政流程，到實戰營運準備，記錄合法青年旅館創業最後一關的通過過程。
13. 盛大開幕
—— 盼望已久的開幕日終於到來。
Writer Seoul Dalbit 青年旅館 鄭承浩
Editor ONDA Somora 經理
Seoul Dalbit 青年旅館 東大門店(本店) 地址：首爾市鐘路區昌信洞 329-18 客房類型：小型雙床房、小型雙人房、一般雙床房 附屬設施：公用客廳與廚房、屋頂花園 周邊景點：駱山公園、興仁之門、DDP、昌信洞文具玩具市場、東廟跳蚤市場
Seoul Dalbit 青年旅館 DDP 店(分店) 地址：首爾市中區獎忠洞 2 街 74 客房類型：雙人房、家庭房(3 人、4 人、6 人) 附屬設施：公用客廳與廚房、屋頂花園 周邊景點：獎忠體育館、南山、光熙門、清溪川等
Seoul Dalbit 青年旅館 SNS 官網：http://seouldalbit.com Instagram：@seoul_dalbit
2016 年 1 月 2 日。盼望已久的開幕日終於到來。這是我們第一天正式開始營業的日子。
「合法」營運必須走的行政流程
開幕前要準備的事情相當多。首先要處理的是行政程序。我們的青年旅館申請變更建築用途為觀光旅宿業，條件相當嚴格。觀光旅宿業必須事先提交營業計畫書，客房之間的牆壁厚度、走廊寬度、甚至建築物前方道路寬度都要一項項檢查。
如果有讀者夢想開青年旅館，而且要把一棟原本不是旅宿用途的建築物變更為旅宿使用，如同前面文章提到的，最準確的做法是請教專業建築師的意見。
向政府機關申請許可時，一般旅宿業由衛生保健(保健所)負責，觀光旅宿業則由觀光行政(觀光部門)負責書面審查與許可程序。其實對於經營約 20 間客房規模的中小型青年旅館來說，拿到哪一種用途許可對生意影響並不是很大。
不過在準備創業階段，建議還是把相關法規讀一遍，了解彼此之間的細微差異。
- 一般旅宿業適用的《旅宿業法》：http://www.law.go.kr/법령/숙박업법/(00809,19611206)
- 觀光旅宿業適用的《觀光振興法》及特別法：http://law.go.kr/lsInfoP.do?lsiSeq=149966#0000
依照法定標準整修設施，通過負責公務員的現場檢查後，建築用途變更就完成了。接下來要做的是旅宿業營業申報。
這個過程中會冒出各種行政程序，容易搞混。基本上是這樣：先確保建築物本身是「旅宿業用途」，然後「我要在這棟建築物裡營業」的申報程序。第一步是完成建築用途變更，確認建築物是旅宿業用途；第二步才是營業申報階段，告訴政府「我要在這裡經營旅宿業」。
營業申報依業種不同而有差異，如前所述，一般旅宿業向負責衛生保健的保健所衛生科申報，觀光旅宿業則向各級政府的觀光相關部門申報。申報時業主要準備一些文件，包括身分證明(法人需提供登記簿謄本與印鑑證明)、內部平面圖、電氣安全、瓦斯安全、消防安全相關文件，如果需要線上教育課程則提交結業證明。要準備的文件看起來複雜，但只要打電話問各政府機關的負責部門，他們都會親切地告訴你，不用擔心。
營業申報完成後，到地方稅務機關辦理營業登記，行政程序就全部結束了。營業登記手續也可以透過電話或線上查詢，只要備齊所需文件與資訊，營業登記只需要幾十分鐘就能完成，非常簡便。
還有一件事一定要提：保險。最近多人使用的設施接連發生大小安全事故，造成令人遺憾的傷亡，從 2017 年起，餐廳、旅宿設施、圖書館、博物館等場所強制投保「災害賠償責任保險」。一般投保的火災保險只賠償設施損害，災害賠償責任保險則連他人的生命與財產損失都要負責，這是兩者的差異。
經營一般旅宿設施與觀光旅宿設施都必須投保這項保險，未投保會被處以罰鍰，務必記得投保。
(2019 年國民安全處整併後，資訊改由國民災難安全入口網提供)
註冊線上銷售通路以接受訂房
搞定惱人的行政程序後，接下來需要實戰行銷與銷售。銷售旅宿的通路千差萬別，取決於你的旅宿位在首爾還是地方、是不是知名觀光地、旅宿性質是青年旅館、飯店、民宿還是汽車旅館、主要客群是本國人還是外國人、是大學生還是家庭等所有因素。
因此先清楚定義自己旅宿的定位，再決定銷售通路與行銷方法論會更有效。
我的青年旅館位於首爾東大門地區，外國觀光客是主要客源，所以決定在 Booking.com、Agoda、Airbnb 等外國旅客為主的線上訂房平台(OTA, Online Travel Agency)註冊。
目前全球 OTA 市場由 Booking.com 為代表的 Priceline 集團，以及擁有 Expedia、Hotels.com、trivago 等品牌的 Expedia 集團兩強瓜分。此外還有靠中國市場力量獨自壯大為巨獸級規模的 Ctrip，以及如彗星般出現、撼動 OTA 市場版圖的 Airbnb。
各家 OTA 略有差異，但大約抽取銷售金額 15~20% 的手續費。這個比例讓人心疼。更慘的是，這些公司在韓國沒有設立法人，所以連加值稅都不能退！但有什麼辦法呢，不透過這些平台，連接觸海外觀光客的機會都沒有。
在上述訂房網站中，以流量(訪客數)來看，最壓倒性的絕對是 Booking.com。這在韓國知名度不高可能令人意外，但看 2018 年的流量排名，Booking.com 是第二名 TripAdvisor 的兩倍以上，甚至超過第二到第五名流量的總和。
我個人推測，當其他 OTA 為了防止訂房者不出現(no-show)的風險而堅持預付款原則時，Booking.com 打出入住時現場付款這個破格條件，又與各種旅行社、航空公司合作擴大銷售通路，才能成為壓倒性第一名。
當然，現場付款原則帶來的貪小便宜訂房者、no-show、惡意詐欺訂房等風險，全都得由旅宿業者自己承擔。
要在平台註冊，只要到各自的管理者頁面註冊會員，進行新旅宿登記即可。我們 2016 年剛開始經營青年旅館時，記得文件作業相當繁瑣、流程複雜，但新勢力 Airbnb 大幅降低進入門檻後，現有 OTA 可能感受到危機，現在註冊程序已經簡化很多。
選好旅宿位置、客房數量、住宿選項(早餐、電視有無、獨立或共用衛浴等)，設定客房並登記房價，基本程序就完成了。為了吸引尋找旅宿的旅客目光，推出各種促銷與折扣活動，從此之後就是你的任務了。
在多個訂房網站註冊時，每個註冊的頁面各自接到訂房，就要逐一確認、核對訂房者姓名與客房類型，還要調整庫存避免不同訂房網站重複訂房造成超額預訂，確認時差不同的其他國家傳來的訂單，得日夜翻查信箱，耗費大量人力。好在有解決方案能一次同步處理這些問題，那就是通路管理系統(Channel Manager)與 PMS(飯店管理系統)。
通路管理系統會自動接收各訂房網站傳來的訂單，匯入系統，並同步更新以免其他網站重複訂房造成超額預訂。PMS 顧名思義就是管理旅宿的系統，可以確認客房訂房狀況、一眼掌握營收與住房率等，是管理旅宿的系統。通常通路管理系統與 PMS 會像一組套裝一起運作。
韓國目前提供服務的通路管理系統中，絕對最強大的就是 ONDA(原名 ZARI)。ONDA 連結 Booking.com、Agoda、Expedia、Airbnb、Ctrip、Hostelworld 等主要 OTA，也能透過 NAVER、Tmon、11 番街等國內客群行銷通路銷售。
而且客房管理的 PMS 服務如下圖所示，像 Excel 畫面一樣非常直覺，管理起來極為方便。我從 2016 年起用了三年多，現在與合夥人共經營 4 間旅宿，全部都用 ONDA 的系統。
全球也有 MyAllocator 或 EZ PMS 這類服務，但在韓國使用的話，沒有比 ONDA 更優化的服務了。
想註冊 ONDA 服務請造訪 https://onda.me/。據我所知，舊服務因為 4 月推出新服務而停止新用戶註冊，但新服務 ONDA Wave 也在持續精進中，可以試用這個新服務。以他們的服務品質來看，稍微等待高度化絕對值得。
拍出「想去住看看」的照片
在訂房網站登記旅宿時，最重要的莫過於拍出「想去住看看」的照片。如果只是偶爾在自己房子空著時用 Airbnb 出租，用手機隨便拍拍加個濾鏡也可以，但如果要正式經營旅宿業，最好找專業攝影師，租用優質攝影器材，挑一天好好拍攝。
如同前面文章提過的，最近有很多平台可以媒合設計師或攝影師，費用也不算太高。花 30~50 萬韓元就能得到幾十、幾百張可以用好幾年的漂亮照片，相當划算。
如果覺得自己付這筆費用有負擔，Airbnb 也有自行聘請攝影師的支援服務。一次外拍費用約 15 萬韓元，不是由房東直接支付，而是從之後進來的住宿訂金自動償還。
我們青年旅館的照片委託設計 logo 的設計師拍攝，包括旅宿內部攝影與後製作業，結果非常滿意！
徵聘未來一起工作的員工
行政上完成旅宿營業申報，為了線上銷售拍好照片、註冊平台，準備工作都做完了。現在剩下的是，在旅宿現場迎接客人、直接管理設施的最重要「人」—— 徵聘員工。
我們第一間青年旅館的第一位員工，當時不想雇用陌生人的恐懼感先冒出來。所以向熟人打聽，找了親弟弟的朋友和學校學弟，透過他們的人脈雇用了我們第一間青年旅館的員工……但回頭看，會不會是對不認識的人太不信任了？
回想起來，直接雇用熟人時還好，但透過那個人介紹其他朋友時，很多時候結果不如預期或無法好好處理工作。我仔細想過原因，是因為**不是「想當青年旅館員工」，只是剛好「有時間，朋友剛好介紹」**所以稀里糊塗接下來的吧。
在熟人介紹案例得到幾次不好的結果後，我開始利用 Albamon、Albacheongguk 這類徵才平台，結果反而來了更認真、更積極、有時甚至讓身為經營者的我也能學到很多的優秀員工。因為他們是想當青年旅館員工的人才，所以更能真心投入工作吧。
應徵青年旅館員工的人，多數是「因為旅行時住青年旅館/hostel 的回憶很愉快」「想感受旅行的氛圍」「想在韓國從事使用外語的工作」而來應徵。但如同我前面文章提過的，青年旅館沒有浪漫。來自世界各國的奇葩輪番上演，大陸包客一天拆開幾十個包裹箱灑滿一地再離開，設備隨時都會故障，這些都成了日常。
因此我剛開始經營青年旅館徵才時，盡量把工作講得輕鬆愉快，但最近反而從一開始就詳細說明有很多辛苦和瑣碎的工作，強調這不是只有快樂的工作。
經營三年多下來，經手的員工超過 20 人，其中有工作超過兩年、轉為正職的員工。每一位都是感謝與珍貴的緣分。
這樣寫起來感覺像在講大道理的老頑固，但在找代替經營者負責管理店鋪的員工時，不得不用更謹慎保守的眼光。
拿到營業許可、在訂房網站註冊完畢，找到營運員工。
漫長的前置作業全部結束，2016 年 1 月 2 日開幕日終於到來。第一位客人抵達了。
是一個 4 人韓國家庭。
所有人都不知道該怎麼做。該從什麼開始說明、該先帶看哪裡，連手冊都沒有！
開幕第一天，合夥人全都到場加上員工，總共 5 個人手忙腳亂，告訴他們這個、展示那個，好不容易完成第一位客人的入住。
告訴他們是第一組開幕客人後，這家 4 口也很欣慰地一項項聽完說明，進房時看起來很滿意。
有種如釋重負、興奮、又有點擔心、胸口滿溢的感覺。
就這樣，長達 7 個多月的青年旅館開幕專案結束，
我們青年旅館的營運正式開始。
[連載目錄]
2020.01 盛大開幕
2020.02 尾聲 —— 離職過程摘要